Project Management

Existe un marco conceptual básico necesario para interpretar correctamente la metodología de gestión de proyectos. La revisión de los siguientes conceptos constituye el primer paso en el programa:

• Manejo de proyectos dentro de diferentes estructuras organizacionales (funcionales, matriciales o proyectizadas).
• Identificación y administración de restricciones y supuestos.
• Análisis de la triple restricción aplicable a cualquier proyecto (tiempo, costo y alcance).
• Ciclo de vida del producto y ciclo de vida del proyecto.
• Áreas de experiencia de la gerencia de proyectos.
• Interesados en el proyecto: identificación y gestión de sus expectativas.
• PMO (Project Management Office).

Los procesos van sucediendo temporalmente. De acuerdo al momento del ciclo de vida del proyecto en que acontecen, se pueden concentrar en grupos que comparten características comunes para su gestión.

• Grupos de procesos de inicio de un proyecto
• Grupos de procesos de planificación
• Grupos de procesos de ejecución
• Grupos de procesos de monitoreo y control
• Grupos de procesos de cierre

Los eventos dentro de un proyecto no ocurren en forma independiente. Uno de los principales roles del gerente de proyecto es integrar los elementos dentro de un todo ordenado y coordinado de forma tal que se obtengan los entregables más rápido, en forma más económica y con menos uso de recursos.

El manejo del alcance de un proyecto implica definir qué trabajo es requerido y asegurar que todo el trabajo necesario y sólo el trabajo necesario sea realizado.
El proyecto debe entregarle al cliente lo que solicitó; nada más y nada menos.
La gestión del alcance involucra:

• Monitorear constantemente para verificar que el trabajo se concreta.
• Impedir agregar cambios aleatoriamente sin un sistema de control estructurado para los mismos.
• Asegurar que todos los cambios concuerden con el acta de constitución del proyecto.
• Definir y controlar qué es lo que está y que es lo que no está incluido en el proyecto.
• Prevenir trabajo adicional innecesario.

El principal culpable de un cronograma poco realista es el gerente del proyecto, es su función y su responsabilidad validar la viabilidad de las fechas propuestas y desarrollar alternativas para alcanzarlas.

Existe una gran conexión entre el manejo del tiempo y el manejo de los costos en un proyecto respecto a las entradas, salidas, herramientas y técnicas utilizadas en la gestión de sus procesos. Algunas técnicas aplicables para el manejo de los costos son:

• Estimación por analogía.
• Estimación ascendente.
• Estimación paramétrica.
• Determinación de carga por recurso.
• Análisis de reservas.
• Pronósticos.
• Análisis de variaciones.
• Técnica de valor ganado.

Ante la pregunta concreta si es mejor prevenir los problemas o detectarlos por medio de inspección o cuando generen un evento negativo, la respuesta obvia es que es mejor prevenirlos. Sin embargo, la mayoría de los responsables de proyectos no preparan un plan para gestionar la calidad en los mismos y no la tienen en cuenta al momento de dimensionar su trabajo.
La calidad es el grado en que los proyectos cumplen los requisitos, sin calidad se deberán efectuar re-trabajos, la satisfacción del cliente disminuirá y los costos aumentarán.

La gestión de recursos humanos aplicada a los proyectos puede ser dividida en factores vinculados al comportamiento (como exteriorización de otros factores) y factores administrativos.

El ámbito de los proyectos presenta un gran potencial para el conflicto interpersonal debido a su carácter temporal y vinculado a resultados concretos y medibles. Dicho conflicto es inevitable pero bien administrado puede ser beneficioso.

El manejo de los eventos vinculados con este área de conocimiento es responsabilidad del gerente del proyecto y mayormente dependerá de sus habilidades y experiencia.

Un gerente de proyecto puede llegar a dedicar la mayor parte de su tiempo a actividades vinculadas con la comunicación. El manejo de las expectativas de los interesados en el proyecto constituye uno de los factores críticos para su éxito.

Un riesgo es todo evento que puede afectar positiva o negativamente la concreción de un proyecto.

Según estudios la gran mayoría de los problemas en un proyecto, pueden ser evitados mediante una correcta gestión de riesgos.

Una de las decisiones más importantes que se deben tomar en el marco de un proyecto es qué trabajo se hará con el equipo del mismo y qué trabajo se tercerizará. A su vez el trabajo tercerizado se deberá encuadrar en un contrato y planificar su seguimiento y gestión por anticipado.

Todo proyecto representa un esfuerzo para la empresa que lo realiza y a su vez puede tener un alto impacto para la sociedad. El gerente de proyecto tiene la responsabilidad de:

• Asegurar su integridad personal
• Contribuir con las bases de conocimiento de la profesión, ayudar a que otros responsables por proyectos aumenten sus probabilidades de éxito
• Expandir su competencia profesional
• Promover la interacción entre los interesados, toda persona que pueda afectar los resultados del un proyecto o que se pueda ver afectada por los mismos debe encontrar un ámbito abierto para su interacción

En las organizaciones, cada vez más, los proyectos impulsan una innovación permanente. Se requiere velocidad, colaboración y adaptación en la entrega de productos, software y servicios. Es la puerta de entrada a un nuevo paradigma que tiene como combustible la necesidad de tener que hacer cambios operacionales como algo rutinario. Un paradigma basado en la agilidad y sustentado por todo un framework de técnicas y metodologías llamadas ágiles (Lean, Scrum, Kanban, etc.). El cambio se convierte en lo ordinario.